Privacy

Privacyverklaring Lustrous Law B.V.

Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

 

Onze contactgegevens

Naam kantoor:                      Lustrous Law B.V. (“Lustrous Law”)
Adres:                                    WTC, H-toren, 25everdieping, Zuidplein 206
Postcode/plaats:                   1077 XV Amsterdam
Contactpersoon:                    H. ten Voorde
E-mail:                                   henk@lustrouslaw.com

 

Onze dienstverlening

Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

  1. het uitvoeren van opdrachten voor het opstellen van een notariële akte, het verlenen van advies en/of andere diensten;
  2. om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen;
  3. voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.

 

Regels persoonsgegevens bij notariële akten

Als Lustrous Law een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moeten wij ons aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

  1. De notaris moet bepaalde (persoons-)gegevens verplicht in de akte opnemen. Uw gegevens worden dus op basis van een wettelijke grondslag verwerkt.
  2. De notaris moet de ondertekende notariële akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
  3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
  4. De notaris moet bepaalde (persoons-)gegevens verplicht controleren in de Basisregistratie Personen (BRP), het Handelsregister en het Kadaster.
  5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
  6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

 

Adviezen en overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt dat deze verband houden met door u of namens u verleende opdrachten tot het opstellen van overeenkomsten en andere daarbij horende documenten en in het algemeen verband houden met het verlenen van de aan ons opgedragen juridische en andere diensten. Deze gegevens stellen ons ook in staat (i) het contact met u te onderhouden, met inbegrip van het declareren voor onze werkzaamheden, (ii) om u te kunnen uitnodigen voor door ons te organiseren evenementen en (iii) om u op de hoogte te houden van relevante juridische informatie, ook buiten een overeenkomst van opdracht.

 

Vacatures en stages

Om ervoor te zorgen dat we bekwaam en betrouwbaar personeel inhuren, verzamelen we persoonsgegevens in het kader van de vervulling van vacatures en stageplaatsen. Deze gegevens kunnen door u zelf zijn aangeleverd, kunnen zijn verkregen van derden (zoals headhunters) of zijn verzameld in openbare bronnen, zoals social media platforms. Na vervulling van de vacature of stageplaats of na het afbreken van de werving worden al deze gegevens binnen een maand vernietigd, tenzij expliciet met u is afgesproken dat we uw gegevens in portefeuille houden voor een volgende vacature of stageplaats.

 

Onze website

U kunt anoniem onze website bezoeken en u op die manier over Lustrous Law informeren. Incidenteel verzamelen wij wel gegevens omtrent de gebruikers van onze website, zoals browser type, duur van het bezoek, gebruikte pagina’s etc. Met deze gegevens kunnen wij u echter niet identificeren. Wij verzamelen incidenteel ook IP adressen, maar ook deze informatie zal in het algemeen niet direct tot uw identiteit herleidbaar zijn. Uw IP adres zal enkel herleidbaar zijn tot de naam van uw acces provider of uw bedrijfsnetwerk.

 

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat, behoudens het voorgaande, altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:

  • openbare registers, waaronder het Handelsregister en het Kadaster;
  • een advocaat, belastingadviseur, financiële adviseur of andere adviseur in verband met een overeenkomst waarin u één van de partijen bent of bij welke partij u een functie vervult zoals bestuurder, toezichthouder of bevoegde vertegenwoordiger;
  • andere bronnen zoals BRP en VIS;
  • openbare bronnen zoals sociale media platforms en zakelijke websites;
  • visitekaartjes en andere contactinformatie ontvangen van derden.

 

Doorgeven van uw persoonsgegevens

Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.

Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:

  • openbare registers, indien de wet dat voorschrijft;
  • andere partijen of belanghebbenden bij een notariële akte en/of overeenkomst waarbij u betrokken bent alsmede aan de adviseurs van die andere partijen;
  • een door ons ingeschakeld incassobureau of door ons ingeschakelde advocaat, maar uitsluitend indien declaraties onbetaald blijven of een geschil is ontstaan of dreigt te ontstaan over onze werkzaamheden;
  • banken voor zover het betalingsverkeer dat verband houdt met aan ons opgedragen juridische diensten door ons verzorgd wordt;
  • verwerkers van persoonsgegevens waarmee een verwerkersovereenkomst is gesloten;
  • de Belastingdienst en de Financial Intelligence Unit, maar uitsluitend voor zover daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.

Ons kantoor geeft persoonsgegevens niet door aan landen buiten de EU of aan een internationale organisatie, tenzij er buiten de EU gevestigde andere partijen of belanghebbenden of hun adviseurs betrokken zijn bij een notariële akte en/of overeenkomst waarbij u betrokken bent. Landen buiten de EU kennen mogelijk een lager niveau van privacybescherming dan Nederland.

 

Bewaren van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten. Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen, zoals de Wet op het notarisambt en de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

 

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.

Dit doet u door een (bij voorkeur schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring.

Voordat wij uw aanvraag inwilligen, kunnen wij u eerst vragen om identificatie aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

 

Recht van inzage van de betrokkene 

U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze gegevens bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor wij niet op uw verzoek in kunnen gaan. Wij zullen dit in dat geval beoordelen en u hierover informeren.

 

Recht op rectificatie

Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat alleen mogelijk indien er een nieuwe akte wordt opgesteld als rectificatie of verbetering van de onjuiste akte.

 

Recht op het wissen van gegevens (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer u wenst dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag en kan de notaris deze niet verwijderen. Ook andere toepasselijke wetgeving kan aan het verwijderen van informatie in de weg staan.

 

Recht op beperking van de verwerking

Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wenst te beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wenst dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

 

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en/of overeenkomst en u de persoonsgegevens wenst over te dragen aan een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

 

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679

Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten conflicteren met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

 

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor

Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag door middel van een schriftelijk en/of elektronisch bericht aan H. ten Voorde (voor diens contactgegevens, zie bovenaan in deze privacyverklaring).

U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

 

Download een kopie van onze privacyverklaring:
– Engels
– Nederlands